Tietosuojaseloste – Asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Laatua Suomesta OY – Kvalitet från Finland AB
Y-tunnus: 3489430-5
Postiosoite: c/o MTK ry, PL 510, 00101 Helsinki
Kotisivu: www.laatuasuomesta.fi (tulossa)

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Toimitusjohtaja Katarina Lassheikki
Postiosoite: Laatua Suomesta Oy, c/o MTK ry, PL 510, 00101 Helsinki
Puh: 040 55 20 267
Sähköposti: katarina.lassheikki@laatuasuomesta.fi

3. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään yhtiön tarkoituksen toteuttamiseksi esimerkiksi hakemusten ja asiakastoimeksiantojen käsittelemiseksi, laskuttamiseksi, tiedottamista sekä markkinointia varten.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679:

• 6 artiklan b-kohdan sopimukseen perustuen silloin, kun rekisteröidyn ja Laatua Suomesta Oy:n välillä on sopimus ja henkilötietoja käsitellään sopimuksen tarkoituksen toteuttamiseksi (toimeksiannot, laskutus, tiedottaminen);
• 6 artiklan f-kohdan oikeutettuun etuun perustuen silloin, kun Laatua Suomesta tekee markkinointia taikka rekisteröidyn edustaman yrityksen ja Laatua Suomesta Oy:n välillä on sopimus ja henkilötietoja käsitellään sopimuksen tarkoituksen toteuttamiseksi (toimeksiannot, laskutus, tiedottaminen) tai hakemuksen käsittelemiseksi;
• 6 artiklan c-kohdan lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen silloin, kun laskutositteita käsitellään kirjanpitovelvoitteiden noudattamiseksi;
• 6 artiklan a-kohdan suostumukseen silloin, kun Laatua Suomesta lähettää sähköistä suoramarkkinointia muille kuin yrityksen vastuuhenkilöille tai asettaa ei-välttämättömiä evästeitä.
  Laatua Suomesta Oy ei tee automatisoituja päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia vaikutuksia tai jotka muuten merkittävästi vaikuttaisivat rekisteröityyn.

Siltä osin kuin käsittely perustuu oikeutettuun etuun, Laatua Suomesta Oy katsoo, että käsittelystä on hyötyä niin rekisteröidylle kuin Laatua Suomesta Oy:lle. Henkilötietojen käsittely mahdollistaa sen, että toimeksiannon tai hakemuksen käsittelyn ja niistä tiedottamisen sekä palveluiden markkinoinnin. Ottaen huomioon tietojen luonteen ja käyttötarkoituksen, Laatua Suomesta Oy katsoo, että käsittely ei ole ristiriidassa rekisteröidyn perusoikeuksien tai -vapauksien kanssa. Rekisteröity voi vastustaa markkinointia milloin tahansa. Muuta oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä rekisteröity voi vastustaa henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: asiakasyrityksen tai -organisaation nimi, yhteyshenkilön nimi, Y-tunnus, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite), laskutustiedot (laskutusosoite, laskutettava summa ja tuote), allekirjoitus, asiakkaan laadunvarmennusjärjestelmä, tuotantotiedot (tuotantokasvit, tuotteet, pinta-alat, liikevaihtotiedot) sertifiointistatus ja -päätökset.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Yhtiölle toimitetut IP-sertifiointihakemukset ladataan Sigill Kvalitetssystem AB:n Lime-CRM tietojärjestelmään, jonka jälkeen mahdolliset kopiot hävitetään yhtiössä tietoturvallisella tavalla.

IP-vuosimaksulaskutusta varten tarvittavat tiedot säilytetään yhtiön omassa IP-asiakasrekisterissä IP-asiakkuuden ajan.

Kirjanpitotietoja säilytetään taloushallintajärjestelmässä tilikauden päättymisestä 10 vuotta.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään merkinkäyttöoikeushakemusten, sertifiointihakemusten ja -päätösten, sekä palvelutilausten ja tiedustelujen yhteydessä.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot

IP-asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan sertifioinnin suorittavalle sertifiointilaitokselle, sekä sertifiointijärjestelmän omistajataholle.

Henkilötietoja IP-asiakkaista voidaan luovuttaa sertifiointijärjestelmää tarkastavalle taholle yhtiön asiamiespalvelutoiminnan tarkastamista varten.

Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille tai yritysjärjestelyn yhteydessä vastaanottavalle osapuolelle.

Laatua Suomesta Oy käyttää henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. Henkilötietoja siirretään mm. yhtiön kirjanpitotoimistolle laskutusta varten. Henkilötietojen käsittelijät käsittelevät henkilötietoja Laatua Suomesta Oy:n toimeksiannosta ja lukuun erillisen sopimuksen mukaisesti.

10. Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Jos tietojen käsittelyn tekniseksi toteuttamiseksi on tarpeen sallia pääsy EU- tai ETA-alueen ulkopuolelta, Laatua Suomesta Oy varmistaa käsittelyn turvallisuuden asianmukaisin toimenpitein, kuten solmimalla EU komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet.

11. Rekisterin suojauksen pääperiaatteet

Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään yhtiön tai kirjanpitäjän käyttämässä lukitussa tilassa, johon vain asianomaisella henkilöllä on pääsy. Paperimuodossa oleva aineisto hävitetään säilytysajan päätyttyä tietoturvallisella tavalla.

Sähköisessä muodossa oleva aineisto säilytetään yhtiön toimitusjohtajan, alihankkijan tai kirjanpitäjän tietokoneella, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla sekä säilytetään valvotusti tai lukitussa tilassa, johon vain asianomaisella henkilöllä on pääsy. Sähköisessä muodossa olevasta aineistosta on otettu varmuuskopiot ulkoisella muistiasemalla, joka säilytetään valvotusti tai lukitussa tilassa, johon vain asianomaisella henkilöllä on pääsy.

Yhtiön kirjanpito- ja tilinpäätösaineistot säilytetään kirjanpitotoimistossa tietoturvallisesti.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua omiin henkilötietoihinsa, oikeus henkilötietojensa oikaisemiseen, oikeus henkilötietojensa poistamiseen, oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, oikeus tietojen siirtämiseen, oikeus suostumuksen peruuttamiseen ja oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Rekisteröity voi lähettää edellä tarkoitetun oikeuden käyttämistä koskevan pyynnön postitse tai sähköpostitse tietoturvallisella tavalla kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle rekisteriä koskevissa asioissa.

13. Ilmoitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle, jos hän epäilee, että Laatua Suomesta Oy käsittelee hänen henkilötietojaan tietosuojasäännösten vastaisesti. Yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

14. Muutokset

Laatua Suomesta Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta. Kulloinkin voimassaoleva tietosuojaseloste on luettavissa verkkosivuiltamme.