Kvalitet från Finland

Integritetspolicy – Kundregister

  1. Den personuppgiftsansvarige

Laatua Suomesta OY – Kvalitet från Finland AB
Organisationsnummer: 3489430-5
Postadress: c/o MTK ry, PB 510, 00101 Helsingfors
Webbplats: www.laatuasuomesta.fi (fr.o.m. ca 1.6.2025)

  1. Kontaktperson för frågor som rör registret

Verkställande direktör Katarina Lassheikki
Postadress: Kvalitet från Finland AB, c/o MTK ry, Box 510, 00101 Helsingfors, Finland
Tel: 040 55 20 267
E-post: katarina.lassheikki@laatuasuomesta.fi

  1. Namn på registret

Kundregistret

  1. Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna

Personuppgifter behandlas för bolagets ändamål, t.ex. behandling av ansökningar och kundorder, fakturering, information och marknadsföring.

  1. Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679:

  • Artikel 6(b) på grundval av ett avtal, om vi är ett avtal mellan den registrerade och Kvalitet från Finland AB och personuppgifterna behandlas för att uppfylla syftet med avtalet (beställningar, fakturering, information);
  • på grundval av det berättigade intresse som avses i artikel 6 f, när Kvalitet från Finland AB genomför marknadsföring eller när vi är ett avtal mellan det företag som representeras av den registrerade och Kvalitet från Finland AB och personuppgifterna behandlas för avtalets syften (beställningar, fakturering, information) eller för att behandla en ansökan;
  • Rättslig förpliktelse enligt artikel 6 c när fakturaunderlag behandlas i syfte att fullgöra bokföringsskyldigheter;
  • Artikel 6(a) samtycke när Kvalitet från Finland skickar elektronisk direktmarknadsföring till andra personer än företagets ansvariga personer eller sätter icke-bindande cookies.
    Kvalitet från Finland AB fattar inte automatiserade beslut som är av sådan art att de skulle ha rättsverkningar eller på annat sätt väsentligt påverka den registrerade.

I den mån behandlingen grundar sig på ett berättigat intresse anser Kvalitet från Finland AB att behandlingen är till nytta för både den registrerade och Kvalitet från Finland AB. Behandlingen av personuppgifter möjliggör behandling och kommunikation av beställningar eller ansökningar och marknadsföring av tjänster. Med hänsyn till uppgifternas art och ändamål anser Kvalitet från Finland AB att behandlingen inte är i strid med den registrerades grundläggande rättigheter eller friheter. Den registrerade kan när som helst motsätta sig marknadsföring. Annan behandling som grundar sig på berättigade intressen kan den registrerade motsätta sig av skäl som hänför sig till hans eller hennes särskilda situation.

  1. Datainnehåll i registret

Följande personuppgifter behandlas i registret: kundföretagets eller -organisationens namn, kontaktpersonens namn, organisationsnummer, kontaktuppgifter (postadress, telefonnummer och e-postadress), faktureringsuppgifter (faktureringsadress, fakturerat belopp och produkt), namnteckning, kundens kvalitetssäkringssystem, produktionsuppgifter (grödor, produkter, områden, omsättningsuppgifter), certifieringsstatus och beslut.

  1. Bevarandetid för personuppgifter

IP-certifieringsansökningar som inkommer till bolaget laddas upp i Sigill Kvalitetssystem AB:s informationssystem Lime-CRM, varefter eventuella kopior förstörs på ett säkert sätt inom bolaget.

De uppgifter som krävs för fakturering av IP:s årsavgift lagras i företagets eget IP-kundregister under den tid som IP-kundförhållandet varar.

Bokföringsmaterial arkiveras i ekonomiförvaltningssystemet i 10 år från räkenskapsårets slut.

  1. Regelbundna informationskällor

Personuppgifter erhålls från den registrerade i samband med ansökningar om varumärkesrättigheter, certifieringsansökningar och -beslut, samt beställningar på tjänster och förfrågningar.

  1. Regelbundna utlämnanden och överföringar av uppgifter

IP-kundernas personuppgifter kommer att lämnas ut till det certifieringsorgan som utför certifieringen samt till ägaren av certifieringssystemet.

Personuppgifter om IP-kunder kan komma att lämnas ut till certifieringssystemets revisor i syfte att granska bolagets ombudsmannaverksamhet.

Information kan också lämnas till offentliga myndigheter eller till den mottagande parten i samband med ett företagsförvärv.

Kvalitet från Finland AB använder underleverantörer för behandling av personuppgifter. Personuppgifter överförs till exempel till bolagets bokföringsbyrå för faktureringsändamål. Personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter för Kvalitet från Finland AB:s räkning i enlighet med ett separat avtal.

  1. Överföring av personuppgifter till länder utanför EU eller EES

Personuppgifter överförs inte rutinmässigt utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Om vi är tvungna att tillåta åtkomst från länder utanför EU eller EES för det tekniska genomförandet av databehandlingen, kommer Kvalitet från Finland AB att säkerställa säkerheten för behandlingen genom lämpliga åtgärder, till exempel genom att ingå standardavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen.

  1. Huvudprinciper för registerskydd

Pappersjournaler är förvarade i ett låst rum som används av företaget eller revisorn och som endast den berörda personen har tillgång till. Vid utgången av lagringstiden förstörs pappersdokumentationen på ett säkert sätt.

Material i elektronisk form lagras på VD:s, underleverantörens eller bokförarens dator, skyddad med användarnamn och lösenord, och förvaras i ett kontrollerat eller låst utrymme som endast är tillgängligt för den berörda personen. Materialet i elektronisk form säkerhetskopieras på en extern lagringsenhet som förvaras i ett kontrollerat eller låst utrymme som endast är tillgängligt för den berörda personen.

Bolagets bokföring och bokslut förvaras på ett betryggande sätt i bokföringsbyrån.

  1. Den registrerades rättigheter

Vi är berättigade till tillgång till våra personuppgifter, rätt till rättelse av våra personuppgifter, rätt till radering av våra personuppgifter, rätt till begränsning av behandlingen av våra personuppgifter, rätt till dataportabilitet, rätt att återkalla samtycke och rätt att invända mot behandlingen av våra personuppgifter.

Den registrerade kan skicka en begäran om att utöva denna rätt per post eller e-post på ett säkert sätt till den kontaktperson som nämns i punkt 2 för frågor som gäller registret.

  1. Anmälan till tillsynsmyndigheten

De registrerade är berättigade att meddela tillsynsmyndigheten, dataombudsmannen, om de misstänker att Kvalitet från Finland AB behandlar deras personuppgifter i strid med dataskyddsbestämmelserna. Kontaktuppgifter finns på www.tietosuoja.fi.

  1. Ändringar

Kvalitet från Finland AB kan uppdatera denna integritetspolicy. Den aktuella sekretesspolicyn är tillgänglig på vår webbplats.